Silabus

Divisi General Affair umum merupakan tangan kanan operasional dari Departemen HRD, karena beberapa pekerjaannya sangat membantu kelancaran operasional dan merupakan tugas-tugas pelayanan di bidang SDM. Sesuai namanya, divisi General Affair (GA) atau Divisi Umum merupakan supporting unit yang bertujuan memberikan pelayanan-pelayanan kepada unit-unit kerja lain. Bahkan pada umumnya, GA melayani seluruh unit kerja di perusahaan (bersifat shared service) dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin kantor.
Bagaimana mengelola General Affairs secara optimal, di Era Modern Berbasis “System & People Approach”?, Bagaimana menetapkan area pengembangan terhadap tugas General Affairs, berkaitan dengan efisiensi dan efektivitas?. Bagaimana mengantisipasi dan menangani masalah yang timbul di General Affairs baik dalam Tugas Rutin mau pun Insidental? Bagaimana cara berkomunikasi efektif terhadap tipe manusia yang berbeda-beda, sehingga mampu membangun hubungan baik dengan orang lain?
Ditinjau dari sudut pandang manajemen perkantoran modern, dibutuhkan kompetensi serta pendekatan secara teknis sistem operasional dan supervisi personal, guna mencapai tingkat excellence, juga agar keberhasilan pengelolaannya dapat terukur. Setelah mengikuti Pelatihan General Affairs Excellence, seorang profesional General Affairs dapat mengenal dan menerjemahkan peranan strategisnya ke dalam tugas sehari–hari (operasional). Pengelolaan hubungan dengan pelanggan internal serta eksternal juga mendapatkan perhatian khususnya agar peran pelembagaan sistem dan kebijakan dapat diturunkan (cascading) dari level executive hingga tingkat staff/karyawan (individual).


TUJUAN PELATIHAN

  • Mengelola General Affairs lebih optimal dari sebelumnya.
  • Mengantisipasi dan menangani masalah yang timbul di General Affairs, baik dalam tugas Rutin maupun Insidental.
  • Menetapkan area pengembangan terhadap tugas General Affairs berkaitan dengan efisiensi dan efektivitas.
  • Mengaplikasikan 5 S di tempat kerja sehingga lebih rapi, efektif, dan efisien.
  • Mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA.
  • Berkomunikasi secara efektif terhadap tipe manusia yang berbeda-beda sehingga mampu membangun hubungan baik dengan orang lain.
  • Memahami emosi, mampu merespon dengan bijaksana, dan merasakan emosi dengan lebih baik berkaitan dengan pekerjaannya sebagai pelaku service.

TARGET PESERTA

  • General Affairs Officer,
  • HR & GA Officer,
  • Profesional General Affairs yang ingin meningkatkan kompetensinya.

OUTLINE MATERI
Pelatihan General Affairs dan Building Management

Modul I – Paradigma Baru dalam Pengelolaan Manajemen General Affairs
•    Peranan General Affairs dalam strategi perusahaan.
•    Gaya lingkungan kerja saat ini (google office).
•    Kompetensi yang dibutuhkan seorang general affairs officer.
•    Kriteria Keberhasilan (KPI) jabatan general affairs officer.

Modul II - Aspek & Ruang Lingkup Pekerjaan di General Affairs
•    Building Management (Penanganan & Perawatan Bangunan & Gedung (Operasional & Inspeksi Rutin, Riwayat Bangunan & Alat-alat Utilitas dsb)).
•    Transportation & Car Poll Management (Pengurusan & Perawatan Kendaraan Perusahaan & Perparkiran Fasilitas Pool Car & Penanganan Driver).
•    Insurance Management (Penanganan Asuransi dan Antisipasinya).
•    Preventive Maintenance Management (Maintenance Pelaksanaan & Penanganan Kebersihan).
•    Security Management (Penanganan Keamanan gedung & fasilitas perusahaan).


Modul III - Implementasi Tugas (Rutin/Insidental) serta Antisipasi & Penanganan Masalah yang Timbul di General Affairs
•    Latihan & studi kasus.


Modul IV - Menetapkan Area Pengembangan terhadap Tugas General Affairs Berkaitan dengan Efisiensi dan Efektivitas
•    Penerapan sistem budgeting & cost control dalam pengendalian.
•    Menetapkan keberhasilan lanjutan yang diharapkan dengan analisa SWOT.
•    Pengembangan Standard Operating Procedure menggunakan afinity diagram.
•    Latihan: kasus di perusahaan melalui model analisa SWOT, Fishbone Diagram.


Modul V - Prinsip Dasar Manajemen Kantor Berdasarkan Pendekatan 5 S
•    Konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5 S bekerja.
•    Alur pelaksanaan 5 S di tempat kerja dan langkah-langkah perbaikan yang akan dilakukan.
•    Latihan: Manajemen Kantor & Filing Berdasarkan Prinsip 5 S.
•    Diskusi kelompok tentang ACTION PLAN pelaksanaan 5 S di kelompok kerja masingmasing.


Modul VI - Aturan (pedoman) Umum Pengelolaan Arsip Modern
•    Beragam bentuk arsip dan perlakuannya.
•    Tujuan penyimpanan arsip.
•    Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya.
•    Hubungan kerja pengelola arsip dengan lintas manajemen.
•    Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA.
•    Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip dan pemeliharaannya.


Modul VII - Hubungan, Koordinasi dan Sosialisasi Kebijakan & Inisiatif Perusahaan Berdasarkan Tipologi Manusia
•    Beragam tipe manusia, ciri khas, kebiasaan, motivasi dan perilaku mereka, sehingga memudahkan Anda dalam implementasi sistem pengarsipan dan manajemen kantor modern.
•    Studi kasus: pengenalan tipe manusia, atasan dan bawahan.
•    Berkomunikasi secara efektif terhadap tipe manusia yang berbeda-beda.


Modul VIII - Latihan Menjaga Hubungan, Manajemen Komunikasi, Menghadapi dan Pelembagaan Sistem dan Kebijakan
•    Konsep dasar komunikasi dan prinsip membangun hubungan baik dengan orang lain.
•    Effective Handling Complaints – Do & Don’ts.
•    “Magic Word” v.s. “Killer word”.
•    Sub-Conscious communication & persuasive techniques: Mirroring-Pacing-Leading (TSP).
•    Latihan Sub-Conscious communication & persuation.
•    Memahami emosi, mampu merespon dengan bijaksana dan merasakan emosi dengan lebih baik berkaitan dengan pekerjaannya sebagai pelaku service.


METODE PELATIHAN
Presentasi, diskusi, simulasi dan studi kasus